Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!

“Viele Anbieter von Fachverfahren (z. B. Gewerbe-, Melderegister, Sozialhilfe, Ausländerbereich,Bauwesen etc.) haben in letzter Zeit sogenannte Archivierungsangebote entwickelt. Hierbei handelt es sich in der Regel aber nicht um eine digitale Langzeitarchivierung nach archivfachlichen Standards, sondern um eine fachverfahrensinterne Langzeitspeicherung. ….”
In der Publikation (PDF)werden die Argumente angeführt, die gegen derartige Lösungsansätze sprechen. Die Handreichung der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag wurde am 25.09.2018 in Rostock beschlossen.

32. Sitzung des regionalen Archivarbeitskreises in Bad Berleburg

Ein Schwerpunkt bildete die Vorstellung des Forschungs- und Publikationsprojekts „Zeitspuren 2“ durch den Siegener Histoirker Dieter Pfau M.A. Ebenfalls widmete man sich dem Stand der digitale Langzeitarchivierung im Kreisgebiet. Erste Pilotprojekte sind in zwei Archiven bereits in Vorbereitung. Die dauerhafte Sicherung von elektronischen Meldedaten war ein weiteres Thema, das wegen rechtlicher Vorschriften eine gewisse Dringlichkeit hat, über das die KollegInnen diskutierten. Aber nicht nur Forschungsprojekte oder drängende EDV-Fragen wurden beraten. Man widmete sich auch eine bestandserhälterischen Problem: dem Papierfischchen, das in Archiven im Kreisgebiet bereits nachgewiesen werden konnte. Die Planung für ein Publikationsprojektes des Arbeitskreises wurde schließlich weiter vorangetrieben, so dass im kommenden Jahr mit dem Erscheinen gerechnet werden kann.

LWL betreibt elektronisches Langzeitarchiv für Gemeinden, Städte und Kreise

Dr. Georg Lunemann, Erster Landesrat und Kämmerer des LWL (v.r.), Dr. Marcus Stumpf, Leiter des LWL-Archivamtes, und Wieland Schäfer, Leiter der LWL-IT-Abteilung, freuen sich über den neuen Service des LWL.
Foto: LWL

So lange Verwaltungen ausschließlich mit Papier gearbeitet haben, wussten die Kommunalarchive, wie sie mit den archivwürdigen Unterlagen umgehen mussten, damit sie dauerhaft erhalten blieben. Doch immer mehr Akten gibt es gar nicht mehr auf Papier, sondern nur noch in elektronischer Form. Und was ist mit Digitalfotos, Datenbanken, elektronischen Karten und Plänen oder Ratsinformationssystemen? Wie kann man all die Daten lesbar halten, wo doch die notwendigen Programme und Geräte schnell veralten? Dafür hat der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), der schon seit Jahren ein eigenes elektronisches Langzeitarchiv betreibt, gemeinsam mit der Stadt Köln unter dem Namen DiPS.kommunal eine Lösung entwickelt, die allen Kommunen in NRW offen steht. “DiPS” steht dabei für Digital Preservation Solution, also frei übersetzt “Lösung zur digitalen Bestandserhaltung”.

Als erste kommunale Archive werden die Städte Bochum, Hamm und Münster ihre Daten mit DiPS.kommunal beim LWL speichern. Weitere Städte und Kreise stehen schon in den Startlöchern. Weiterlesen

Entscheidung für DiPS.kommunal in Südwestfalen

Archivarbeitskreis bei der KDVZ Citkomm

Schon viele Jahre bestehen in Südwestfalen Kontakte zwischen Archivaren und dem Rechenzentrum KDVZ Citkomm. 2010 gründete sich innerhalb des Arbeitskreises „IT-Strategie“ ein „Unterarbeitskreis Archiv“, dem Archivare aus dem Verbandsgebiet der KDVZ, aber darüber hinaus auch aus dem Bereich der KDZ Westfalen-Süd angehören. Die Gremien des Rechenzentrums beauftragten den Arbeitskreis, die in den Kommunalverwaltungen in Südwestfalen entstandenen und künftig entstehenden archivwürdigen digitalen Unterlagen („born digitals“) zu identifizieren und deren Langzeitarchivierung organisatorisch und technisch zu ermöglichen. Im Arbeitskreis, der seit 2015 als Fachbeirat Digitale Langzeitarchivierung firmiert, arbeiten 14 Archivarinnen und Archivare aus den fünf südwestfälischen Kreisen Soest, Hochsauerlandkreis, Märkischer Kreis, Olpe und Siegen-Wittgenstein sowie weitere Kunden der Citkomm mit, zudem je ein Vertreter der beiden Rechenzentren und Vertreter des LWL-Archivamtes für Westfalen. Sprecherin des Arbeitskreises ist die Kreisarchivarin des Kreises Soest.
Der Arbeitskreis befasste sich vorwiegend mit der Bewertung von verschiedenen Fachverfahren. Hier sind insbesondere in der letzten Zeit die Themenfelder Ratsinformationssysteme (die Vorarbeiten in Südwestfalen führten 2015 zur BKK-Empfehlung „Handreichung zur Archivierung von Ratsinformationssystemen“ ((Handreichung zur Archivierung aus Ratsinformationssystemen (RIS). Beschluss der Bundeskonferenz Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag vom 29.09.2015 in Karlsruhe. Link: http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Handreichung%20Ratsinformationssysteme.pdf))) und Gewerberegister bearbeitet worden.

Als zunehmend dringlicher erwies sich aber die Notwendigkeit, in den Kommunen in Südwestfalen für diese archivwürdigen und archivreifen Daten die Langzeitarchivierung in einem Digitalen Langzeitarchiv zu ermöglichen. Im Gegensatz zur Gründungszeit des Arbeitskreises sind nun auch verschiedene Produkte auf dem Markt, die nach eigener Aussage eine „OAIS-konforme Langzeitarchivierung“ ermöglichen.

Anforderungskatalog Elektronisches Langzeitarchiv Weiterlesen

„Digitalen Archivierung von Film und Video“

Empfehlungen von Memoriav

memoriavempfDer Verein aus der Schweiz, welcher sich für den Erhalt und die Nutzung des audiovisuellen Erbes  einsetzt, hat seine Erfahrung bei der digitalen Archivierung von Film und Video in bereichsübergreifende Empfehlungen zusammengefasst.

“Ein sehr gutes Kompendium. Ein Muss für alle auf diesem Gebiet Tätigen.” so der Kommentar von Veit Scheller, ZDF-Archiv, im Blog des VdA

Neues Daten-Management für Hochschulen

Universitäten in Düsseldorf, Siegen und Wuppertal kooperieren, um Forschungsdaten zu verwalten. Entwicklung eines gemeinsamen Prototyps.

Foto von links nach rechts: Hans-Dieter Weckmann (Direktor des Zentrums für Informations- und Medientechnologie der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf), Dr. Irmgard Siebert (Leitende Bibliotheksdirektorin der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf), Prof. Dr. Sabine Roller (Leiterin des Zentrums für Informations- und Medientechnologie an der Universität Siegen) und Dr. Jochen Johannsen (Leiter der Universitätsbibliothek Siegen), Dieter Huth (links, Leiter des Zentrums für Informations- und Medienverarbeitung der Bergischen Universität Wuppertal) und Uwe Stadler (Direktor der Universitätsbibliothek Wuppertal).

Foto von links nach rechts: Hans-Dieter Weckmann (Direktor des Zentrums für Informations- und Medientechnologie der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf), Dr. Irmgard Siebert (Leitende Bibliotheksdirektorin der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf), Prof. Dr. Sabine Roller (Leiterin des Zentrums für Informations- und Medientechnologie an der Universität Siegen) und Dr. Jochen Johannsen (Leiter der Universitätsbibliothek Siegen), Dieter Huth (links, Leiter des Zentrums für Informations- und Medienverarbeitung der Bergischen Universität Wuppertal) und Uwe Stadler (Direktor der Universitätsbibliothek Wuppertal).

Ob Versuchsergebnisse oder empirische Untersuchungen, wo geforscht wird, fallen Daten an. Um diese Daten optimal zu managen, haben die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, die Universität Siegen und die Bergische Universität Wuppertal eine Kooperationsvereinbarung zur digitalen Langzeitarchivierung und zum Forschungsdatenmanagement geschlossen. Ihr Ziel: Forschungsdaten der Hochschulen erfassen, langfristig speichern und über eine Suche abrufbar machen. Um Authentizität und Integrität der Daten zu gewährleisten, ist ein umfassendes Forschungsdatenmanagement bereits ab Entstehung der Daten inklusive der Erfassung von definierten Metadaten notwendig. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) hat zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren festgelegt. Weiterlesen

Archivierung von Geobasisdaten

Gemeinsame Empfehlung der Vermessungsverwaltungen und der staatlichen Archive verabschiedet
KLAGeobasis
“Am 04. und 05. November 2015 trafen sich in Hamburg Vertreter der Arbeitsgemeinschaft der Vermessungsverwaltungen der Länder der Bundesrepublik Deutschland (AdV) und der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (KLA). Bei einer gemeinsam veranstalteten Tagung wurde der Abschlussberichtes der gemeinsamen AdV-KLA-Arbeitsgruppe „Archivierung von Geobasisdaten“, die seit 2014 tätig war, präsentiert”: kla-adv-leitlinienarchivierunggeobasis.

Zur Einschätzung des Papiers s. das archivamtblog.

“Transformation ins Digitale”

85. Deutscher Archivtag 2015 in Karlsruhe mit Fachmesse ARCHIVISTICA 2015

vdalogoDer größte nationale Archivkongress in Europa findet vom 30. September bis 3. Oktober 2015 in Karlsruhe statt. Der Deutsche Archivtag steht in diesem Jahr unter dem Rahmenthema Transformation ins Digitale. Parallel dazu öffnet wieder die Fachmesse ARCHIVISTICA ihre Türen.
Für die deutschen Archive sind die Neuen Medien längst Alltag. Digitalisierungsprojekte und Online-Zugriffsmöglichkeiten bieten sehr viele Archive an. Auch die Vernetzung verschiedener Archivbestände miteinander schreitet kontinuierlich fort, was den Zugriff durch die Öffentlichkeit weiter erleichtert. Dennoch lässt uns die Digitale Revolution keine Ruhe. Der Wandel von analogen zu genuin digitalen Verfahren in der Verwaltung ist eine große Herausforderung für Archive in der Gegenwart. Damit sie auch
künftig über lange Zeiträume korrektes Verwaltungshandeln nachweisen können, müssen sie alle bewährten archivischen Aufgaben an die neuen digitalen Verfahren anpassen. Wenn das gelingt, sind sie in der Lage diese Unterlagen als digitales Kulturgut zu bewahren. Wie weit die Archive auf diesem Weg vorangeschritten sind, wie sie ihre Aufgaben weiter entwickeln werden und welche Auswirkungen diese
Entwicklung auf das Berufsbild hat, werden ArchivarInnen aus Deutschland und Europa beim 85. Deutschen Archivtag diskutieren. 87 ReferentInnen und DiskutantInnen werden in fast 40 Einzelveranstaltungen gemeinsam Strategien und Lösungen erörtern.
Zur Eröffnung werden der Komponist Wolfgang Rihm und die Direktorin des Kulturamts der Stadt Karlsruhe, Dr. Susanne Asche, ein Podiumsgespräch führen. Das Thema lautet „Von der Flüchtigkeit der Musik und der Ewigkeit des Archivs“. Weiterlesen

Digitalisierung von Archivgut und Einrichtung eines elektronischen Langzeitarchivs

Thema jetzt im Kreiskulturausschuss.

Nachdem das Digitale Archiv NRW Anfang September seinen offiziellen Start “feiern” konnte, besteht für mittlere Archive wie das Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein erstmals die Möglichkeit, Digitalisate und born digitals nach den Regeln der Archivwissenschaft bezahlbar langfristig zu erhalten. Hierüber wird das für das Kreisarchiv zuständige politische Gremium informiert: Vorlage Kreiskulturausschuss_166-2015-1.

s. a. “Warum Akten auch digital archiviert werden müssen”, in: Westfälische Rundschau, 22.9.2015